Lean- ja Agile-ajattelu laki­alalla

Lean- ja agile-ajattelu tekee hitaasti mutta varmasti tuloaan lakialalle. Viime aikoina on nimittäin ollut huomattavissa, että eräät suuremmat, ja vastikään perustetut, lakitoimistot mainostavat enenevissä määrin olevansa aidosti lean- ja agile-periaatteisiin rakentuvia lakialan palveluntarjoajia. Tavalliselle yritysjohtajalle ko. termit kuitenkin voivat herättää kysymyksiä, jonka myötä tässä artikkelissa on tarkoitus pintapuolisesti pohtia mitä lean- ja agile-ajattelulla tarkoitetaan, sekä miten niiden avulla voidaan eräällä tavalla uudistaa erittäin vanhanaikaisena ja kaavoihinsa kangistuneena pidetty lakiala.

Lean tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan palvelun tuottamiseen tarvittavan ajan lyhentämistä sekä muuttamista ennustettavaksi. Lean -ajattelu soveltuu varsin erinomaisesti palvelualoille kuten lakialalle, jossa asiakkaat enenevissä määrin ovat kiinnostuneita vaaditusta työmäärästä tietyn toimeksiannon suhteen. Palvelun tuottamisajan ennustettavuuden ansiosta palvelun tuottamisesta syntyvät kulut ovat koko ajan selkeämmin asiakkaan hahmoteltavissa, jolloin ikäviä yllätyksiä ei tulisi aiheutua palveluntuottajan laskusta. Etenkin lakialalla, joka edelleen vahvasti perustuu tuntihinnoitteluun sekä epämääräisiin arvioihin vaaditusta työmäärästä, on lean-ajattelun soveltaminen omiaan tuottamaan huomattavaa lisäarvoa loppuasiakkaalle, jonka myötä asiakas tosiasiallisesti saa, verrattuna aiempaan tuntiperusteiseen laskutukseen, enemmän vähemmällä.

Agile -ajattelu taas rakentuu palveluntuottamisen ketteryyteen ja siihen, että tietty palvelu tuotetaan alusta loppuun saakka yhteistyössä itse asiakkaan kanssa, jonka myötä asiakas säästyy turhilta kuluilta, joita perinteisesti on syntynyt siitä, että palveluntuottaja on ryhtynyt tuottamaan tiettyä palvelua ilman asiakkaan vuorovaikutusta. Jos ja kun asiakas on alusta saakka mukana tietyn palvelun tuottamisessa, esimerkiksi tietyn sopimuksen laatimisessa, pystyy sopimusta laativa lakitoimisto saamaan sopimuksen valmiiksi ilman turhia lisämuokkauksia. Tällä taas on välitön vaikutus tietyn toimeksiannon kustannustehokkuuteen, jolloin myös asiakkaan maksettavaksi koituvat kustannukset pysyvät matalammalla perinteiseen toimintamalliin verrattuna, jossa lakimies istuu yksin norsunluutornissaan hoitamassa toimeksiantoa.

Nyt kun sekä lean- että agile -ajattelun lähtökohdat ovat jokseenkin selvillä, herää seuraavaksi kysymys siitä miten käytännössä lakiala voisi hyödyntää ko. ajattelu- ja toimintamalleja varsinaisessa palveluntuottamisessa asiakkaille. Kuten ensimmäisessä kappaleessa on todettu, ovat erinäiset suuremmat suomalaiset lakitoimistot alkaneet mainostaa olevansa toimintatavoiltaan lean- ja agile -periaatteisiin rakentuvia, mutta tätä ei sen tarkemmin ole avattu. On myös oma kysymyksensä voiko suuri lakitoimisto varsinaisesti olla lean- ja agile -ajattelumallien tosiasiallinen soveltaja ottaen huomioon suurien lakitoimistojen yleiskulut, joiden kattaminen pääsääntöisesti edellyttää huomattavan korkeaa tuntihinnoittelua, joka toki jo itsessään sisältänee tietyn verran ilmaa. Tämän kaltainen toimintamalli taas ei anna paljon tilaa lean- ja agile -toimintamallien tosiasiallisella soveltamiselle, jolloin taas etenkin suuremmat lakitoimistot tekevät tuottoa varsinaisten asiakkaiden kustannuksella. Tämä taas ei ole pitkällä tähtäimellä kestävä ratkaisu lakialalla, vaan lakiala jos jokin kaipaa toimintamallien ennakkoluulotonta uudistamista.

Näkemyksemme mukaan edellä mainitut ajattelumallit sopivat lakialalle kuin hanska käteen, mutta se taas on toinen kysymys onko lakialalla Suomessa varsinaista halua siirtyä uusiin toimintamalleihin tutuista, turvallisista ja hyvin kannattavista toimintamalleista. Voi kuitenkin olla, että toiminnan mahdollistavat tahot, eli asiakkaat, tulevat voimakkaasti ajamaan kehityksen puolesta, jolloin voitaneen eräällä tavalla puhua disruptiosta lakialan markkinoilla. Lean- ja agile -ajattelu- ja toimintamallien laaja-alainen soveltaminen aiheuttaa varmasti murrosta ja häiriötä lakialan markkinoilla, joka kuitenkin loppupeleissä parantaa tuottavuutta tai ainakin rahalla saatavaa vastinetta. Asiakkaan kannalta siis mitä mainioin vaihtoehto.

Mitä hyötyä taas lakitoimistot saavat edellä mainittujen ajattelumallien käyttöön ottamisesta? Ottaen korostetusti huomioon sen, että asiakkaat odottavat yhä läpinäkyvämpiä ja ennakoitavampia maksu- ja laskutusehtoja sekä riskinjakoa kiinteähintaisten palvelupakettien avulla, lienee lakitoimistojenkin intressissä alkaa tarkemmin pohtia toiminnan uudelleenjärjestelyä. Lean- ja agile-ajattelumallien avullahan on tarkoitus edistää seuraavia osa-alueita:

1) vähentää palveluntuottamisen ajankestoa (ts. toimeksiannon läpimenoaikaa)

2) vähentää kuluja

3) lisätä asiakastyytyväisyyttä

4) lisätä tuottoja

Lean-ajattelun hengessä lakitoimistojen tulisi pohtia tarkemmin palveluntuottamiseen liittyviä vaiheita ja mitkä ovat olennaiset osa-alueet, joita edelleen voidaan parantaa ja mitkä ovat osa-alueita, joita selkeästi voi karsia. Olennaista lean-ajattelussa on pyrkiä karsimaan kaikki mahdollinen hukka palveluntuottamisen yhteydessä, eli arvoa tuottamaton tekeminen, josta asiakas ei ole valmis maksamaan, tulisi karsia pois. Tällöin voidaan yleensä keskittyä eri hukka-kategorioihin, joista olennaisimmat lakitoimiston asiakkaan kannalta ovat:

1) ylituotanto (lakialalla se tarkoittaa turhia tapaamisia ja/tai turhia asiakirjaluonnoksia)

2) virheet ja uudelleen tekeminen (joilta olisi voitu välttyä paremmalla vuorovaikutuksella asiakkaan kanssa)

3) epätarkoituksenmukainen käsittely (lakialalla on tapana tehdä ylimääräisiä asioita, joita asiakas ei välttämättä ole pyytänyt tai edes halua)

Mikäli lakitoimistot jo ennen tietyn toimeksiannon alkamista istuisivat alas pohtimaan toimeksiannon parasta mahdollista toteuttamistapaa, olisi mahdollista välttyä turhan hukan syntymiseltä. Tällöin kaikki olisivat selvillä siitä mitä asiakas haluaa, mikä on ratkaistava ongelma, miten ongelma käytännössä ratkaistaan vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa ja miten ongelmanratkaisu tehdään mahdollisimman tehokkaasti. Useimmiten lean-ajattelussa pyritään laatimaan aina selkeä toimintakartta (ns. process map), jossa hahmotellaan asiakastoimeksiannon elinkaaren ajan, että a) miten tietyn prosessin toteuttaminen on kuviteltu, b) miten se käytännössä on toteutettu ja c) miten se tulisi toteuttaa, jotta maksimoitaisiin tehokkuushyödyt sekä palveluntuottajan että asiakkaan kannalta.

Kuten yllä on tullut ilmi, lienee kiistatonta, että lakialalla on tilaa lean- ja agile-ajattelulle. Nykytilanteessahan suuressa lakitoimistossa tietty palveluntuottaminen voi koostua seuraavasta “ravintoketjusta”: osakas – vanhempi lakimies – lakimies – lakimiesharjoittelija, jossa ravintoketjussa tietty palvelu tuotetaan, jolloin kustannustehokkuus varmuudella kärsii, jolloin taas loppupeleissä asiakas kärsii turhien kulujen muodossa koska hänen toimeksiantoa on kierrätetty edestakaisin hyvinkin laajan ravintoketjun sisällä. Mikäli taas asiakkaan tarpeet olisivat selkeästi keskiössä ja lakitoimiston palkkio olisi kiinteähintainen, lienee sanomatta selvää, että kaikki turhat työvaiheet karsittaisiin pois, jolloin myös asiakkaan kokema hyöty taas kasvaisi.

Lean- ja agile-ajattelusta voisi kuitenkin selostaa vaikka kirjasarjan verran, joten tämän artikkelin tarkoitusta ajatellen lienee syytä nyt laittaa piste tälle pohdiskelulle. Me Nordic Law:lla pyrimme jokaisen toimeksiannon suhteen hyvin läpinäkyvään ja joustavaan toimintamalliin, jossa asiakas kiinteähintaista palvelupakettia vastaan tietää tismalleen mitä vastinetta hän saa rahoilleen ilman pelkoa tuntiperusteisesta laskusta. Jokainen toimeksianto tehdään jatkuvassa vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa, jolloin myös asiakas kokee olevansa osa prosessia ja tiimiä.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää toimintamallistamme? Älä tällöin epäröi ottaa yhteyttä meihin – räätälöimme yrityksellesi varmasti hyvin kilpailukykyisen kiinteähintaisen palvelukokonaisuuden, jossa itse asiakas on pääroolissa.