NORDIC LAW OY:N TIETOSUOJATIEDOTE REKISTERINPITÄJÄNÄ

(päivitetty 8.11.2018)

Tässä Nordic Law Oy:n (jäljempänä myös ”me”) tietosuojatiedotteessa kuvataan rekisterinpitäjänä toimivan Nordic Law Oy:n henkilötietojen käsittelytoimia alla kohdassa 3 lueteltujen rekisteröityjen (jäljempänä myös ”sinä”) osalta (jäljempänä ”Tiedote”).

Tiedote pitää sisällään meidän selosteen käsittelytoimista rekisterinpitäjänä, ja se myös informoi sinua siitä, kuinka me käsittelemme sinun henkilötietoja. Tiedote kattaa mm. EU:n yleisen tietosuoja asetuksen (679/2016) artikloissa 13, 14 ja 30 vaaditut tiedot. 

Voimme yksipuolisesti muuttaa Tiedotetta. Muutokset Tiedotteessa astuvat voimaan välittömästi, kun julkaisemme päivitetyn version Tiedotteesta verkkosivuillamme. Löydät aina päivitetyn ja ajantasaisen version Tiedotteesta verkkosivuiltamme.

1) REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Nordic Law Oy
Y-tunnus: 0947087-7 
Postiosoite: Erottajankatu 5 A 6, 00130 Helsinki

2) YHTEYSHENKILÖ

Nimi: Max Atallah, Associate Lawyer, CIPP/E
Yhteystiedot: +358 40 527 46 76, max.atallah@nordiclaw.fi   

3) REKISTERÖIDYT JA HENKILÖTIEDOT

4) SYYT MIKSI ME KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA

5) OIKEUSPERUSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYLLE

Päämiehet ja potentiaaliset päämiehet:

  • yhteystiedot;

     

  • päämiessuhteeseen liittyvät tiedot; ja

     

  • lainsäädännön meiltä vaatimat tiedot

Toimeksiantojen toteuttaminen

Sopimus

meidän on täytäntöönpantava toimeksiantosopimukset

Suoramarkkinointi nykyisille asiakkaillemme ja potentiaalisille yritysasiakkaille

  •  
  • Sähköpostiviestintä

  • Puhenlinsoitot

Meidän oikeutettu etu

meidän on toteutettava, perustettava ja kehitettävä päämiessuhteita, ja kehitettävä liiketoimintaamme 

HUOM! Sinulla on oikeus kieltää suoramarkkinointi jokaisen markkinoinnin yhteydessä.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Lakisääteiset velvoitteet

meidän on lakialan toimijana noudatettava meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteita

Yhteistyökumppanit ja potentiaaliset yhteistyökumppanit:

  • yhteystiedot;

     

  • yhteistyöhön liittyvät tiedot; ja

     

  • lainsäädännön meiltä vaatimat tiedot

Yhteistyön toteuttaminen

Sopimus

meidän on täytäntöönpantava yhteistyösopimukset

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Lakisääteiset velvoitteet

meidän on lakialan toimijana noudatettava meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteita

Työnhakijat:

  • yhteystiedot;

     

  • ansioluettelotiedot;

     

  • mahdolliset rekisteröitymistiedot; ja

     

  • mahdolliset muut työnhakijan meille luovuttamat tiedot

Työhakemusten ja työnhakijasuhteiden hallinnointi

Meidän oikeutettu etu

meidän on hallittava työhakemuksia

HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietoja.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Lakisääteiset velvoitteet

meidän on työnantajana noudatettava meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteita

Meihin yhteydessä olevat henkilöt, mukaan lukien sosiaalinen media (esim. LinkedIn-sivujemme seuraajat)

  • yhteystiedot; ja
  • mahdolliset muut henkilön meille luovuttamat tiedot

Yhteydenottojen hallinnointi

Meidän oikeutettu etu

meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä

HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietoja.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Lakisääteiset velvoitteet

meidän on lakialan toimijana noudatettava meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteita

Uutiskirjeemme tilaajat

  • Sähköpostiosoitteet

Uutiskirjeiden hallinta

Meidän oikeutettu etumme

meidän on hallittava meille tehtyjä yhteydenottopyyntöjä

HUOM! Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä sinun henkilötietoja.

6) SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

    • rekisteröidyltä itseltään;
    • meidän sosiaalisen median kanavista, mikäli rekisteröity niin valitsee (esim. seuraamalla LinkedIn-sivuamme);
    • tuomioistuimilta ja muilta vastaavilta instansseilta;
    • Nordic Law Oy:n yhteistyökumppaneilta; tai
  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista lähteistä.

7) HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisteröidyt

Säilytysaika

7.1) Päämiehet ja potentiaaliset päämiehet

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin se on tarpeen, ottaen huomioon toimialamme ja päämiessuhteen

7.2) Yhteystyökumppanit ja potentiaaliset yhteistyökumppanit

Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin se on tarpeen, ottaen huomioon toimialamme.

7.3) Työnhakijat

Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja korkeintaan kahdentoista (12) kuukauden ajan, jos työnhakijoista ole tullut työntekijöitämme.

7.4) Meihin, muutoin kuin sosiaalisen median kautta, yhteydessä olevat henkilöt

Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja kolmen (3) vuoden ajan yhteydenoton jälkeen.

7.5) Sosiaalisen median kontaktit

Säilytämme henkilötietoja, kunnes henkilöt poistavat tietonsa meidän sosiaalisen median kanavista.

7.6) Suoramarkkinointia tai uutiskirjeemme haluavat henkilötSäilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin rekisteröity haluaa vastaanottaa meidän suoramarkkinointia tai uutiskirjeemme.

7.7) Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos se on tarpeen rikostutkinnan, mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi.

7.8) Rekisterinpitäjä tarkastaa säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pitää kirjaa tarkastuksista.

8) HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Henkilötietojen vastaanottajiin voivat kuulua seuraavat ryhmät:

    • Nordic Law Oy:n yhteistyökumppanit;
    • tietojensäilytyspalveluita tarjoavat tahot;
    • kirjanpito-, tilin- ja tietosuojatarkastuspalveluita tarjoavat tahot; ja
  • tahot, jotka avustavat Nordic Law Oy:tä sen lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamisessa.

9) HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja voidaan siirtää kolmansiin maihin. Huolehdimme tällöin asianmukaisesta tietosuojan tasosta.

10) REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia.

Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.

Oikeus

Tarkempi selite

10.1) Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja tähän rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän tulee samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

10.2) Oikaisu- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat, virheelliset ja puutteelliset henkilötiedot.

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jos:

    • rekisteröityjä tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin;
    • rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelyyn enää ole muuta laillista perustetta;
    • rekisteröityä koskevia henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Huomattakoon kuitenkin, että rekisterinpitäjän liiketoiminnasta johtuen rekisteröityjen oikeus poistaa tai oikaista tietoja on rajoitettu koskemaan ainoastaan sellaisia tietoja, joita rekisterinpitäjän ei tule sen lainsäädännöllisten velvoitteiden perusteella säilyttää.   

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisusta tai poistamisesta, hänen on annettava rekisteröidylle asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon oikaisusta tai poistamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen henkilötiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

10.3) Rajoittamisoikeus

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos:

    • henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
    • henkilötietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
    • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Jos rekisterinpitäjä on rajoittanut käsittelyä mainituilla perusteilla, rekisterinpitäjän on tehtävä rekisteröidylle ilmoitus, ennen kuin käsittelyä koskeva rajoitus poistetaan.

10.4) Vastustamisoikeus

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Jos henkilötietoja käsitellään meidän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällä perusteella.

10.5) Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

10.6) Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole yllä kuvattua oikeutta, jos päätös:

    • on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten;
    • on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan myös asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi; tai
  • perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
10.7) Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.

11) OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

12) EVÄSTEET

Verkkosivumme käyttää Google Analytics -ohjelman evästeitä, jotta voisimme parantaa verkkosivuamme ja tehdä siitä käyttäjäystävällisemmän.

Google Analytics -ohjelman evästeiden keräämää tietoa ei voi käyttää henkilöiden tunnistamiseen, emmekä siten kerää henkilötietoa evästeiden avulla. Google Analytics -ohjelman evästeisiin tallentuva tieto koskee esim. tietoa siitä miltä sivulta kävijät ovat tulleet meidän verkkosivullemme, mitä selainta kävijät käyttävät ja kuinka monta kävijää verkkosivuillamme on vieraillut.

Voit tutustua Google Analytics -ohjelmaan ja tietojen anonymisointiin verkko-osoitteissa http://www.google.com/analytics/ ja https://support.google.com/analytics/answer/2763052?hl=fi.

Voit vapaasti hallinnoida evästeiden käyttöä verkkoselaimessasi. Ohjeet tähän löytyy esimerkiksi verkko-osoitteesta: aboutcookies.org.

13) KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Nordic Law Oy järjestää rekisterin tietoturvan lakialalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin sähköisiin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Ainoastaan Nordic Law Oy:n henkilöstöllä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Tällöinkin rajoitamme henkilöstön pääsyä eri tietoihin käyttöoikeuksilla. Pääsy sähköisten tietojärjestelmien avulla ylläpidettäviin rekisterin tietoihin edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

Siltä osin kuin rekisterin sisältämiin tietoihin kohdistuu lakitoimistoa koskeva erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, Nordic Law Oy käsittelee kyseisiä tietoja lainmukaisella tavalla.