Jatkuvuussuunnitelma häiriötilanteissa

Toiminnan jatkumisella häiriötilanteissa tarkoitetaan etenkin fintech-maailmasta tuttua yritysten ennakoivaa varautumista mahdollisiin häiriötilanteisiin. Tavanmukaisesti häiriötilanteisiin varaudutaan jatkuvuussuunnitelmilla.

Toiminnan jatkumisen huomioiminen häiriötilanteissa on fintech-yrityksillä (esim. maksulaitokset ja sijoituspalveluyritykset) lakisääteinen velvollisuus. Sitä se ei kuitenkaan ole useimmille yrityksille, mistä johtuen suurin osa yrityksistä ei ole varautunut toiminnan häiriötilanteisiin jatkuvuussuunnitelmilla. Tämän takia suurin osa yrityksistä joutuu nyt keksimään nopeita ratkaisuja, joilla liiketoiminnan jatkuminen voitaisiin taata koronavirustilanteesta huolimatta.

Vaikka toiminnan jatkumisen huomioiminen häiriötilanteissa ei olekaan suurimmalle osalle velvoite, olisi jatkuvuussuunnitelma äärimmäisen höydyllinen työkalu mille tahansa yritykselle esim. nyt koronaviruksen aikaan. Täten tästä artikkelista löytyy lisätietoa siitä, mitä jatkuvuussuunnitelmissa tulisi huomioida. Huomaa, että tätä artikkelia ei ole kohdennettu vain fintech-toimijoille, vaan tämän artikkelin on tarkoitus ohjeistaa kaikkia yrityksiä varautumaan toiminnan häiriötilanteisiin. Siksi tämän artikkelin sisältö ei tarkasti noudata fintech-toimijoiden sääntelykehikkoa.

Jatkuvuussuunnitelma lyhyesti

Jatkuvuussuunnitelma tarkoittaa lyhyesti selitettynä yrityksen ennakoivaa suunnitelmaa sellaisten häiriötilanteiden varalta, mistä saattaa seurata yrityksen liiketoimintaan toimintahäiriöitä. Jatkuvuussuunnitelmassa on siten käytännössä kyse häiriötilanteiden ennaltaehkäisystä ja toimintamallien luomisesta häiriötilanteita varten.

Häiriötilanteiden ja niistä koituvien seurausten tunnistaminen jatkuvuussuunnitelmassa

Koska jatkuvuussuunnitelmassa on kyse häiriötilanteiden ennaltaehkäisystä ja toimintamallien luomisesta häiriötilanteita varten, tulee jatkuvuussuunnitelmassa ensinnäkin tunnistaa mahdolliset häiriötilanteet ja niistä koituvat seuraukset.

Yrityksen liiketoimintaa koskevat häiriötilanteet olisi järkevää jaotella ensin pääkategorioihin, jotta jatkuvuussuunnitelman käyttö olisi mahdollisimman helppoa. Häiriötilanteiden pääkategorioita voivat olla esimerkiksi normaaliolojen ja poikkeusolojen häiriötilanteet Normaaliolojen häiriötilanteita ovat esimerkiksi sähkönjakelun häiriöt, avainhenkilöstön yhtäaikainen sairastuminen tai kuoleminen ja myrskyt. Poikkeusolojen häiriötilanteita taas ovat esimerkiksi vaaralliset tartuntataudit, Suomeen kohdistuvat aseelliset uhkat ja suuronnettomuudet.

Kun häiriötilanteet on tunnistettu, tulisi jatkuvuussuunnitelmassa seuraavaksi tunnistaa seuraukset, joita mahdolliset häiriötilanteet voivat toimintaan aiheuttaa. Tällaisia seurauksia ovat esimerkiksi:

• liiketoiminnan keskeytyminen
• liiketoiminnan merkittävä väheneminen
• asiakkaiden menettäminen
• konkurssi tai selvitystila
• kannattavuuden merkittävä lasku
• maineen menetys

Häiriötilanteiden ennaltaehkäiseminen ja niihin varautuminen jatkuvuussuunnitelmassa

Kun yritys on jatkuvuussuunnitelmassa tunnistanut mahdolliset häiriötilanteet ja niiden mahdollisesti aiheuttamat seuraukset, voi yritys ryhtyä suunnittelemaan häiriötilanteiden ennaltaehkäiseviä ja niiden aikaisia toimintamalleja.

Häiriötilanteiden ennaltaehkäiseviä toimia ovat esimerkiksi:

• jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmien laadinta
• vastuiden roolittaminen
• henkilöstön kouluttaminen
• osaavan henkilöstön palkkaaminen
• yrityksen liiketoimintaan liittyvien toimintojen kriittisyyksien arvioiminen (esim. prosessit, tuotannontekijät ja järjestelmät

Häiriötilanteiden aikaisilla toimintamalleilla tarkoitetaan niitä toimia, mitkä yrityksen on häiriötilanteen aikana toteutettava, jotta se voisi jatkaa liiketoimintaansa mahdollisimman normaalisti häiriötilanteesta huolimatta. Tällaisissa toimintamalleissa on huomioitava esimerkiksi toipumiseen, viestimiseen ja liiketoiminnan jatkamiseen tähtäävät toimet.

Lopuksi

Jatkuvuussuunnitelma ei itsessään ole mikään tae siitä, että häiriötilanteet voitaisiin täydellisesti ennaltaehkäistä tai torjua taikka etteikö kaikesta varautumisesta huolimatta häiriötilanne voisi johtaa peruuttamattomiin seurauksiin.

Tästä huolimatta, jatkuvuussuunnitelma on oiva työkalu ja varotoimenpide häiriötilanteita varten, vaikka se ei luodin kestävää suojaa tarjoakaan. On todennäköisempää, että häiriötilanteista selvitään paremmin jatkuvuussuunnitelmalla kuin ilman.

Eli vaikka laki ei yritykseltäsi jatkuvuussuunnitelmaa vaatisikaan, suosittelemme yritystäsi vähintään harkitsemaan sen käyttöönottoa.

17.03.2020 MAX