Tietosuojakoulutus

Oikein toteutettu tietosuoja edellyttää tiivistä vuorovaikutusta koko tiimin välillä. Tähän liittyen tämä artikkeli koskee yritysten lakisääteistä velvoitetta kouluttaa henkilöstönsä tietosuojaan.

Onnistuneet koulutukset ovat hauskoja ja mielenkiintoisia tapahtumia, joiden avulla ei ainoastaan noudateta lakia, vaan parhaassa tapauksessa myös kasvatetaan koko yrityksen tiimihenkeä ja itseluottamusta. Täten tietosuojakoulutuksia ei tulisi nähdä pelkkänä velvoitteena, vaan myös yhtenä keinona luoda henkilöstölle mielekkäitä kokemuksia ja siten keinona sitouttaa henkilöstöä yritykseen.

Tämä artikkeli sisältää tietoa siitä, mistä tietosuojakoulutusten lakisääteisyys kumpuaa, ja kuinka yritykset voivat täyttää velvoitteensa tietosuojakoulutusten osalta.

Miksi tietosuojakoulutukset ovat yrityksen lakisääteinen velvoite?

Yrityksillä on lakisääteinen velvollisuus kouluttaa henkilöstönsä tietosuojaan tietosuoja-asetuksen osoitusvelvollisuuden periaatteen nojalla. Osoitusvelvollisuuden periaate sisältää yritykselle tiivistettynä kaksi velvoitetta: yrityksen on ensinnäkin noudatettava tietosuojalakeja ja toiseksi kyettävä osoittamaan, että se noudattaa tietosuojalakeja.

Koska yrityksen tietosuojaa toteuttaa käytännössä sen henkilöstö, yritys voi noudattaa tietosuojalakeja vain, jos sen henkilöstö riittävällä tavalla tasolla ymmärtää, mistä henkilötietojen suojassa on kyse ja tietää kuinka yrityksen tulee lainmukaisesti käsitellä henkilötietoja. Tämän lisäksi järjestetyt ja huolellisesti dokumentoidut tietosuojakoulutukset ovat yksi tärkeimpiä keinoja yrityksille osoittaa, että ne noudattavat tietosuojalakeja.

Kuka voi järjestää tietosuojakoulutuksen?

Käytännössä yritys voi joko itse toteuttaa tietosuojakoulutuksen tai palkata kolmannen tahon eli tietosuoja-asiantuntijan toteuttamaan koulutuksen. Kaikkein kustannustehokkainta olisi tietenkin, mikäli yritys pystyisi itse toteuttamaan kaikki tietosuojakoulutukset, mutta usein asianmukaisten koulutusten järjestämiseen tarvitaan asiantuntijan apua.

Ulkopuolista tietosuoja-asiantuntijaa kartoitettaessa kannattaa kiinnittää huomiota asiantuntijan osaamisen tasoon. Yksi luotettavuuden merkki on International Associate of Privacy Professionals -yhdistyksen (IAPP) myöntämä CIPP/E-tietosuojasertifikaatti. IAPP on maailman suurin tietosuojaan keskittynyt yhdistys, joka mm. myöntää osaamisensa todistaneille asiantuntijoille eritasoisia ja erilaisia tietosuojasertifikaatteja.

Miten tietosuojakoulutuksen voi järjestää?

Tietosuojakoulutuksia voi järjestää kuin mitä tahansa muitakin koulutuksia: kasvotusten pienryhmissä tai massaluentoina, live-esityksinä tai valmiiksi nauhoitettuina esityksinä verkossa, erilaisten oppimisportaalien avulla, tehtäviä hyödyntäen, pelillistämisen avulla ja kaikin muin vastaavin keinoin.

Eli tietosuojakoulutuksille ei ole olemassa mitään tiettyä lakisääteistä muotoa, minkä takia vain mielikuvitus on koulutusten järjestämisen rajana. Sen verran toki pitää viisastella, että tietosuoja-asiantuntijan järjestämä kasvotusten tapahtuva koulutus on mitä suurimmalla todennäköisyydellä se kaikkein antoisin koulutustapa, sillä tällaiset koulutukset ovat yleensä loppuun saakka hiottuja sekä niissä mahdollistetaan interaktiivinen oppiminen mahdollisimman pitkälle.

Miten tulisi huomioida eri henkilöstöryhmät tietosuojakoulutuksissa?

Tietosuojakoulutuksissa tulisi huomioida eri henkilöstöryhmien koulutustarpeet – eli esimerkiksi yrityksen johdon koulutustarpeet koskevat yleensä yrityksen kokonaisvaltaista tietosuojaa, kun taas muun henkilöstön koulutustarpeet koskevat yleensä tiettyä osa-aluetta, kuten myyntiä tai asiakaspalvelua.

Tilanne voi kuitenkin hyvin olla se, että yrityksen taloudellinen tilanne ei mahdollista kaikkien eri henkilöstöryhmien erillistä kouluttamista tai yrityksen henkilöstö koostuu vain muutamasta työntekijästä. Tällaisissa tilanteissa koko henkilöstölle voidaan kohdentaa sama koulutus, ja tällöin koulutuksessa tulisi huomioida tietosuoja hyvin yleisellä tasolla.

Milloin tietosuojakoulutuksia tulisi järjestää?

Kysymykseen on yksi hyvin lavea vastaus: tietosuojakoulutuksia tulisi järjestää säännöllisesti. Se mitä säännöllisyys kenellekin tarkoittaa, tulisi tilannekohtaisesti arvioida, mutta noin nyrkkisääntönä voitaisiin todeta, että koulutuksia olisi hyvä järjestää vähintään kerran vuodessa.

Erityismainintana todettakoon, että työtehtävien aloittaminen on oiva hetki järjestää yksittäiselle työntekijälle tietosuojakoulutusta. Tuolloin työntekijä on yleensä hyvin vastaanottavainen uutta tietoa koskien ja koulutus toimii erinomaisena perehdytyksenä työnteon aloittamiseen.

Kaipaatko apua tietosuojakoulutuksiin?

Meidän asiantuntijamme ovat kokeneita ja tunnettuja osaamisestaan tietosuojan parissa ja avustavat yritystäsi mielellään tietosuojakoulutuksiin liittyvien kysymysten osalta.

Avullamme varmistat, että yrityksesi tietosuojakoulutukset ovat mielekkäitä tapahtumia!

21.04.2020 MAX